Fachkräftemangel in der Kanzlei: Warum Sie Ihre ReFas nicht mehr abtippen lassen sollten

Es ist eine Situation, die vielen Kanzleiinhaber:innen bekannt vorkommt: Die Auftragslage ist gut, die Kanzlei könnte expandieren, doch es fehlt an qualifiziertem Support-Personal. Wenn Rechtsanwaltsfachangestellte (ReFas) die Kanzlei verlassen oder in Rente gehen, wird die Nachbesetzung zunehmend zur Herausforderung. Die Erkenntnis ist schmerzhaft, aber notwendig: Dieses Problem wird nicht verschwinden. Der demografische Wandel sorgt dafür, dass weniger junge Menschen nachkommen, die sich für Ausbildungsberufe entscheiden. Die Lösung liegt daher nicht im bloßen Hoffen auf Bewerbungen, sondern in der intelligenteren Nutzung der vorhandenen Ressourcen.

Key Takeaways

• Strukturelles Problem: Der Mangel an Rechtsanwaltsfachangestellten ist demografisch bedingt und wird sich nicht kurzfristig lösen.
• Effizienz vor Wachstum: Anstatt vergeblich nach neuem Personal zu suchen, muss die Produktivität des bestehenden Teams durch Technologie gesteigert werden.
• Sofortmaßnahme: Das manuelle Abtippen von Diktaten ist eine Verschwendung von Fachkraft-Ressourcen und sollte sofort durch KI-Transkription ersetzt werden.
• Technologiereife: Moderne Speech-to-Text-Tools funktionieren auch im juristischen Kontext zuverlässig und sind kostengünstig.

Warum ist der Mangel an Rechtsanwaltsfachangestellten ein dauerhaftes Problem?

Der Mangel an qualifiziertem Personal ist primär auf den demografischen Wandel zurückzuführen, da immer weniger junge Menschen in den Arbeitsmarkt eintreten und Ausbildungsberufe wie der der ReFa starker Konkurrenz ausgesetzt sind.

Es ist nicht nur ein subjektives Gefühl, dass es schwieriger wird, ausgebildete Leute oder auch Auszubildende zu finden. Die Statistik spricht eine klare Sprache. Die geburtenstarken Jahrgänge verlassen den Arbeitsmarkt, und es rücken quantitativ weniger Arbeitskräfte nach. Für Kanzleien bedeutet das:

1. Konkurrenzdruck: Der Wettbewerb um Talente findet nicht mehr nur zwischen Kanzleien statt, sondern branchenübergreifend.
2. Mitarbeiterbindung: Das Halten von bestehendem Personal (Retention) wird zur wichtigsten HR-Aufgabe.
3. Produktivitätszwang: Wenn Sie nicht mehr „Köpfe“ einstellen können, müssen die vorhandenen Köpfe effizienter arbeiten können – ohne dabei auszubrennen.

Wie hat sich die Arbeitsweise in Anwaltskanzleien technologisch entwickelt?

Die technologische Entwicklung in Kanzleien verläuft evolutionär, wobei wir uns aktuell an einem Punkt befinden, an dem KI-gestützte Tools (Large Language Models) die Recherche und Textarbeit grundlegend verändern.

Lange Zeit galt in der Anwaltschaft das gedruckte Wort als das einzige Werkzeug:

• Phase 1: Arbeit mit physischen Gesetzestexten und den großen Kommentaren (z.B. vom Beck-Verlag).
• Phase 2: Digitalisierung der Recherche durch Datenbanken wie beck-online. Der Anspruch wuchs, schneller und präziser digital zu recherchieren.
• Phase 3 (Aktuell): Einsatz von KI-Tools und Automatisierung. Es geht nicht mehr nur um das Finden von Informationen, sondern um das Verarbeiten und Erstellen von Inhalten.

Welchen Prozess sollten Sie sofort automatisieren, um ReFas zu entlasten?

Das manuelle Abtippen von Diktaten durch Fachpersonal ist der ineffizienteste Prozess in modernen Kanzleien und sollte unverzüglich durch digitale Transkriptionstools ersetzt werden.

Es klingt fast anachronistisch, ist aber in vielen Büros noch Realität: Ein Anwalt oder eine Anwältin spricht einen Schriftsatz auf ein physisches Diktiergerät. Dieses Gerät wird an eine Fachkraft übergeben. Diese Fachkraft – gut ausgebildet, teuer und schwer zu ersetzen – sitzt dann mit Kopfhörern da und tippt das Gesprochene Wort für Wort ab. Danach folgt eine Korrekturschleife, erneutes Tippen und finale Formatierung.

Warum dieser Prozess optimiert werden muss:

• Zeitverschwendung: Fachkräfte verbringen Stunden mit einer Tätigkeit, die keinen juristischen Mehrwert bietet.
• Fehleranfälligkeit: Der Loop aus Diktat, Tippen, Korrektur und Nachtippen ist langsam.
• Demotivation: Abtippen gehört selten zu den Aufgaben, die Mitarbeiter:innen erfüllen oder motivieren.

Welche Lösung bieten moderne Transkriptionstools?

Moderne Transkriptionstools nutzen KI, um Audiodateien (Diktate) innerhalb von Sekunden in bearbeitbaren Text umzuwandeln, oft mit einer Präzision, die manuelles Tippen überflüssig macht.

Wenn Sie nur einen einzigen Schritt in Richtung „AI-First Kanzlei“ gehen, dann diesen: Schaffen Sie sich ein Transkriptionstool an. Die Technologie (ehemals bekannt durch Vorreiter wie Dragon NaturallySpeaking) hat durch moderne KI-Modelle einen Qualitätssprung gemacht.

Der neue Workflow:

1. Sie sprechen das Diktat in Ihr Smartphone oder ein digitales Diktiergerät.
2. Die Audiodatei wird in das Tool geladen (oder direkt in der App aufgenommen).
3. Die KI erstellt in Sekunden ein Transkript.
4. Ihre ReFa muss den Text nur noch final prüfen und formatieren, statt ihn komplett zu schreiben.

Das Ergebnis ist eine massive Zeitersparnis. Die Technologie ist heute so weit fortgeschritten – auch im Deutschen –, dass es keine Ausrede mehr gibt, hochqualifizierte Menschen als „menschliche Schreibmaschinen“ einzusetzen. Nutzen Sie diese freigewordene Kapazität für wichtigere Aufgaben am Mandat.

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Fazit

Der Fachkräftemangel lässt sich nicht wegdiskutieren, aber seine Auswirkungen lassen sich durch Technologie abfedern. Beginnen Sie mit den „Low Hanging Fruits“ wie der automatisierten Transkription. Bei PyleHound unterstützen wir Sie gerne dabei, weitere Potenziale durch AI-First SEO und Content-Strategien zu heben, damit Ihre Kanzlei auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt.

Transkript des Videos:

Haben Sie auch das Problem, dass Sie nicht mehr genug Rechtsanwaltsfachangestellte finden, die nachkommen? Wenn ehemalige Kollegen in Rente gehen oder Ihre Kanzlei Gott sei Dank hoffentlich expandiert und Sie mehr Mitarbeitende brauchen? Und Sie merken: Boah, es ist immer schwieriger und schwieriger, schon ausgebildete Leute zu finden oder selbst Leute zu finden, die sich ausbilden lassen wollen. Und das ist was, ich glaube, das ist Ihnen sicher auch bewusst, aber das wird nicht mehr weggehen. Das wird auch nicht besser, weil es am Ende einfach so ist, dass immer weniger und weniger junge Menschen nachkommen, die dann auch in die verschiedenen Berufe strömen und so weiter. Natürlich auch da für Ausbildungsberufe, wo die Konkurrenz groß ist.

Und da geht es darum zu sagen, hey, die Leute, die ich habe, die schon bei Ihnen angestellt sind, muss ich halten. Als auch, wenn ich Leute ausbilde: Die müssen es am Ende schaffen, dass sie mit der gleichen menschlichen Arbeitskraft mehr Dinge erreichen. Und das ist was, was in der Anwaltschaft, glaube ich, jetzt sehr lange nicht gemacht wurde. Da konnte man sehr lange sagen: Ja gut, wir sind irgendwie hier, wir sind das Gesetz, wir arbeiten hier mit den Tools, mit denen wir schon immer gearbeitet haben. Hier sind die großen Bücher, hier sind irgendwie die Ausdrucke der verschiedensten Kommentare vom Beck-Verlag. Und dann kam schon der Punkt von irgendwie: Ich muss mit beck-online arbeiten können, ich muss da schneller werden, besser recherchieren können.

Und wir sind an einem neuen Punkt, wo es einfach Tools gibt, die auch die Recherchearbeit, die einfach da die Arbeit von ReFas sehr viel einfacher machen beziehungsweise dann einfach Aufgaben, die früher der Mensch machen musste, die jetzt keinem wirklich Spaß machen, wegautomatisieren. Ein Beispiel, das habe ich letztens gehört... Aber was ich gehört habe, ist, dass quasi wirklich einfach dann ein Textsatz wirklich noch in ein physisches Diktiergerät eingesprochen wird. Das wird dann der Rechtsanwaltsfachangestellten gegeben, die das Ganze abtippen muss. Dann liest der Anwalt sich das Ganze nochmal durch, schaut's nochmal durch, hat nochmal Kommentare, die tippt es wieder und am Ende haben wir so einen Prozess von 2-3 Mal hin und her und stundenlanger Arbeit, die da irgendwie verloren geht.

Allein dieses abzutippen, was wirklich... also gerade dieses Abtippen. Falls Sie nichts anderes machen: Ich sag Ihnen nicht, Sie müssen PyleHound kaufen, Sie müssen nicht irgendwie KI einsetzen, um irgendwie dann wirklich Recherchearbeit zu verbessern – was ich Ihnen empfehle, weil es ja natürlich meine Firma ist – aber wenn Sie nichts anderes machen, dann kaufen Sie sich ein Transkriptionstool. Da gab es früher Dragonspeech, es gibt mittlerweile Tools, die kosten wirklich ein Appel und ein Ei. Sonst auch gerne kurz in die Kommentare mir eine E-Mail schreiben, dann empfehle ich auch gerne ein paar, wo ich einfach sage: Ich kann einfach eine Audiodatei reinladen, Sie sprechen das ins Handy, Sie sprechen das ins Diktiergerät. Und das müssen auch nicht Sie machen, das können auch die Rechtsanwaltsfachangestellten. Kann sagen: Hey, ich nehm diese Datei, ich lasse mir das Ganze übersetzen. Und das ist wirklich so gut, auch auf Deutsch, dass man da nicht mehr drum herumkommt. Also das ist einfach das, was... das sollte niemand mehr machen müssen.

Und diese Arbeitszeit wird dann frei. Und genau dieser Punkt ist dann... wenn Sie finden eben keine anderen Leute, müssen Sie schauen, dass Sie die Leute, die Sie haben, effizienter einsetzen und einfach nach und nach Aufgaben, die einfach automatisierbar sind... Und da sind wir an einer großen Explosion, gerade für Anwälte, gerade für den Rechtsbereich mit den ganzen Large Language Models, mit den KI-Tools, die es gibt, auch unserem, dass man da einfach Dinge machen kann, die vorher nicht möglich waren. Und das, also beschäftigen Sie sich damit. Aber eben, wenn Sie nichts anderes machen: Lassen Sie die Leute bitte keine Transkripte mehr abtippen. Das ist wirklich, wirklich nicht mehr nötig.

Dieser Artikel wurde mit Hilfe von KI erstellt